古物台帳の書き方と記録義務　無料アプリで対応する方法

古物商許可を取って中古品を売買する事業者には、取引の記録、いわゆる古物台帳の管理が求められます。この記事では、何を記録すべきか、どんな形式なら認められるか、そして日々の在庫管理のついでに台帳を自動で整える方法を解説します。

古物台帳とは　誰に義務があるのか

古物営業法は、古物商に対して取引の年月日・古物の品目と数量・特徴・相手方の住所氏名などの記録を義務付けています(一定の少額取引など例外があります)。帳簿は紙の台帳である必要はなく、パソコンやクラウド上の記録でも、必要なときにすぐ出力・確認できる状態であれば認められます。記録は取引から原則3年間の保存が必要とされています。

記録すべき主な項目

• 取引の年月日(仕入・販売それぞれ)
• 古物の品目・数量
• 古物の特徴(ブランド名、型番、色、状態など個体を識別できる情報)
• 相手方の住所・氏名・職業・年齢(買い受け時)
• 本人確認の方法

ポイントは個体を識別できる特徴の記録です。中古品は1点モノなので、商品ごとに管理番号を振って特徴と紐付けておくと、台帳としても在庫管理としても機能します。

警察の立入検査で見られるポイント

古物商には警察による立入検査があります。よく確認されるのは、台帳が実際に記録されているか、直近の取引がきちんと反映されているか、本人確認の記録が残っているかです。『あとでまとめて書く』運用は、検査のタイミング次第で未記帳を指摘されるリスクになります。取引のたびに記録が残る仕組みにしておくことが、最も確実な対策です。

エクセル台帳の限界

エクセルやスプレッドシートで台帳を自作する方法は無料で始められますが、実務では次の課題が出ます。

1. 外出先で売れたときに記録できず、後回しになって漏れる
2. 販売記録と台帳が別ファイルになり、二重入力が発生する
3. 商品数が増えると個体の照合(どの行がどの現物か)ができなくなる

在庫管理のついでに台帳が整う仕組み

解決策は、台帳を『別途書くもの』ではなく日々の在庫管理の副産物にすることです。商品ごとにQRコードを貼り、仕入時と販売時にスマホで読み取って記録すれば、取引日・品目・特徴・金額が自動でスプレッドシートに蓄積されます。これがそのまま古物台帳の記録として機能します。